Já me peguei inúmeras vezes em reuniões arrastadas, esperando por uma aprovação ou caçando um documento que parecia ter sumido da face da Terra. Em meus anos acompanhando o setor da construção, vi que, apesar das obras evoluírem, muitos processos continuam presos ao papel, à planilha e à velha correria atrás do prejuízo. Isso custa tempo, dinheiro e, muitas vezes, a paciência da equipe.
É claro que ninguém acorda um dia e decide travar a própria construtora. Os sinais aparecem aos poucos, se misturam ao ritmo acelerado do canteiro e, quando a gente percebe, o manual virou obstáculo em vez de solução. Compartilho aqui os cinco sinais que vejo quase todo dia e, mais importante, os pontos de atenção para mudar esse cenário e destravar de verdade os resultados – aproveitando até as inovações que projetos como a Plataforma Simia colocam hoje ao nosso alcance.
Lentidão para aprovar documentos
Vou começar com uma situação que é quase um clássico: contratos, ordens de serviço ou laudos de vistoria demorando dias ou até semanas para circular de um setor ao outro. Sempre lembro de um cliente que, certa vez, precisou esperar três dias para o engenheiro localizar um termo aditivo guardado em uma gaveta qualquer. Esse é um dos sinais mais claros de gargalo.
Papelada empacada atrasa obra.
Quando dependemos de papéis, e-mails impressos e assinaturas físicas, o tempo das decisões e das entregas sempre se alonga. E, nesse compasso lento, ficam parados não só o andamento da obra, mas também pagamentos, liberações e faturamento.
Na discussão sobre centralização versus múltiplas planilhas, está cada vez mais claro que controlar o fluxo de documentos por meios manuais é pedir para perder grandes oportunidades e, claro, aumentar a chance de erro.
Dependência excessiva de planilhas
Em outra ocasião, acompanhei uma equipe orçamentista que mantinha todas as medições do mês em cinco planilhas diferentes, trocando versões por e-mail. Bastou um número errado em uma célula para um gasto passar despercebido e bagunçar de vez o controle da obra.
- Planilhas facilitam no começo.
- Com o tempo, viram um labirinto perigoso.
- Qualquer alteração mal feita vira um problemão.
De acordo com dados do IBGE, a ausência de automação tira até 20% da eficiência operacional das empresas da construção civil. O que me chama atenção é que a maioria reluta em migrar, esperando que expandir a planilha dê conta do recado. Só que controle pulverizado é risco de informação perdida, atrasos e retrabalho.
Faz sentido considerar ferramentas especializadas, como até mesmo a Plataforma Simia propõe, para consolidar dados e garantir a rastreabilidade das decisões, sem o drama das versões desencontradas.
Comunicação truncada entre setores
Nada compromete uma obra como a comunicação atravessada. Já testemunhei equipes de campo seguindo uma orientação antiga só porque o novo planejamento não chegou a tempo. O orçamento corta em aço, mas o almoxarifado pediu material a mais, e quando alguém percebe, já é tarde.
Sem integração, cada setor vira uma ilha.
A falta de canais claros para troca de informações amplia ruídos e golpes no bolso. E, como cita um estudo da Fundação Getulio Vargas, esse tipo de desencontro contribui para uma média de 30% de retrabalho nas empresas que ainda trabalham no manual.
Quando times usam sistemas diferentes, e nem sempre atualizam tudo, o risco de dados desatualizados só aumenta. Por isso, métodos que promovem debates estruturados, como faz a Plataforma Simia ao juntar orçamentistas, engenheiros e planejadores, antecipam conflitos e ajudam decisões mais rápidas e coerentes.
Pouca visibilidade do andamento e dos indicadores
A falta de acompanhamento em tempo quase real é outro sintoma perigoso. Se pergunto em reuniões de obra quanto foi gasto na última etapa, muitas vezes as respostas variam e ninguém sabe ao certo.
- Indicadores manuais são difíceis de atualizar.
- Demoram para revelar desvios.
- Pouco ajudam na tomada de decisão rápida e certeira.
O que não se mede não se controla, e, pior, não evolui. Em um estudo recente do SENAI, a introdução de tecnologias para automatizar relatórios e dashboards pode impulsionar em 25% o desempenho das construtoras. Digo isso porque quem já experimentou soluções como a de relatórios on-demand da Plataforma Simia percebe como ganhar agilidade não significa perder rigor.
Se quiser, veja exemplos de como automatizar análises e relatórios pode virar o jogo no artigo sobre automação de análises com inteligência artificial.
Grande volume de retrabalho
Por fim, reforço o que vejo se repetir: tarefas refeitas consomem tempo e dinheiro. O retrabalho nasce de pequenas falhas, dados duplicados, informações desatualizadas, ausência de procedimento claro. Na prática, o tempo que uma equipe investe corrigindo erros poderia estar sendo usado para avançar nas entregas e inovar.
Retrabalho é desperdício duplo: do passado e do futuro.
Vale conferir os erros que aumentam custos em obras. Quando os processos são manuais, qualquer desvio pequeno se multiplica rapidamente, e a cultura do "corrige depois" vira uma rotina difícil de quebrar. Soluções como assistentes especializados, por outro lado, ajudam desde já a evitar que o erro chegue ao canteiro.
Como perceber e reverter estes sinais?
Se você se reconheceu em algum dos pontos acima, eu diria que não está sozinho. O primeiro passo é mapear estas situações, listar onde cada etapa depende de mão humana e quanto tempo leva para concluir tarefas. Se tudo parece depender de lembrar de enviar um e-mail, atualizar um número na planilha, assinar em papel, talvez seja hora de considerar alternativas.
A boa notícia: existem caminhos simples para começar. Vejo construtoras que deram os primeiros passos centralizando documentos em nuvem, padronizando aprovações ou mesmo usando ferramentas que promovem integração entre áreas. O essencial é buscar escala, e cada ganho conta.
Inclusive, recomendo a leitura sobre como diferentes aplicações da inteligência artificial podem transformar rotinas em cases relevantes do setor.
Ninguém avança do 0 ao 100% de uma vez. Mas, ao estruturar o processo, contar com métodos validados (como o Método SER presente na Plataforma Simia) e construir uma cultura aberta à inovação, é possível colher frutos em menos tempo do que se imagina.
Conclusão
Olhar com clareza para os próprios processos é desconfortável no início, admito. Mas é o único caminho real para destravar a construtora e entregar obras com menos reuniões e menos retrabalho. Sinais de manualidade vão muito além de apego ao papel: afetam a tomada de decisão, o alinhamento entre equipes e, principalmente, o resultado da obra.
Se você quer sair desse ciclo, recomendo conhecer melhor a Plataforma Simia. Nossa proposta é potencializar esses ganhos, menos papelada, mais integração e decisões realmente rápidas. Pare de lutar contra o tempo e permita sua equipe focar no que realmente importa: entregar resultados consistentes. Fale conosco e veja como transformar sua construtora começa por processos bem ajustados.
Perguntas frequentes sobre processos manuais na construção
O que são processos manuais na construção?
Processos manuais na construção são todas as atividades realizadas com pouca ou nenhuma automação, como registros em papel, planilhas não integradas e controles de tarefas feitos à mão. Isso inclui aprovações físicas, trocas de informação por e-mail ou presencialmente, armazenamento físico de documentos e a dependência de pessoas para verificar cada etapa.
Como identificar gargalos em processos manuais?
Eu costumo observar sinais como demora na liberação de documentos, informações desencontradas, necessidade de conferir várias planilhas, comunicação com falhas entre áreas e excesso de retrabalho. Quando tarefas simples demoram mais do que o esperado ou precisa-se de várias confirmações para seguir, provavelmente há gargalo a ser resolvido.
Quais os riscos de processos manuais?
Os processos manuais aumentam o risco de erro humano, perda de informações, atrasos na entrega e elevação dos custos com retrabalho. Estudos como os da Fundação Getulio Vargas mostram que o retrabalho pode chegar a 30% em empresas que insistem na manualidade. Além disso, a segurança dos dados fica mais vulnerável e as decisões podem ser tomadas com base em informações desatualizadas.
Como automatizar processos em construtoras?
Por experiência própria, recomendo começar com um levantamento dos processos críticos, migrar documentos importantes para soluções digitais, automatizar aprovações e integrar setores por meio de plataformas específicas para construção. Ferramentas como a Plataforma Simia permitem estruturar debates e relatórios de modo muito mais ágil, trazendo integração real entre áreas técnicas.
Vale a pena investir em tecnologia para construtoras?
Tudo que apresentei neste artigo – e os dados do SENAI reforçam – mostra que sim: investir em tecnologia reduz retrabalho, agiliza decisões e melhora os resultados na construção civil. O impacto positivo já é observado por quem busca automação e integração, como na Plataforma Simia, e tende a crescer ainda mais à medida que novas soluções são adotadas.
