No canteiro de obras, muita coisa acontece ao mesmo tempo. Papéis para cá, assinaturas para lá, prazos apertados e aquela sensação – quase palpável – de que algo pode escapar. Todo construtor já ouviu histórias de multas por documentos atrasados, licenciamentos travados, atrasos inesperados. Na verdade, segundo dados do IBGE, o setor emprega 2,5 milhões de pessoas e movimenta mais de R$ 484 bilhões por ano. Ou seja, toda atenção é pouca quando o assunto é documentação na construção civil.
Erro documental pode travar seu projeto.
Pensando nisso, elaboramos este guia prático para quem quer chegar a 2025 sem sustos. Se você já perdeu tempo em busca de rotina, dicas ou modelos prontos, talvez aqui encontre um novo caminho. E sim, a Simia também pode tornar essa jornada mais leve – alguns exemplos virão ao longo do texto.
Por que regularizar a documentação em 2025 é diferente?
O cenário mudou. A Receita Federal intensificou a fiscalização e envio de avisos para regularização de obras registradas no Cadastro Nacional de Obras (CNO) a partir de 2021, com o prazo final para regularização via Portal e-CAC até 30 de setembro de 2025 segundo informações da Receita Federal. Quem não der atenção pode lidar com autos de infração e dor de cabeça, ainda mais para quem atua como pessoa jurídica.
- São mais de 16 mil notificações já enviadas.
- Prazo para regularizar: 30/09/2025.
- Risco de autuação e multas elevadas.
Além disso, a digitalização e o aumento da transparência exigem controle sobre arquivos digitais, contratos, alvarás, e licenças. Como tudo está mais público e integrado, descuidos aparecem rápido – e os prejuízos, às vezes, surgem em questão de dias.
Por onde começar a regularização documental?
Organizar a papelada de uma obra pode assustar, mas o segredo é:
- Listar todos os tipos de documento que sua empresa precisa manter em ordem;
- Montar um sistema simples para controle de prazos, renovações e assinaturas;
- Usar tecnologia (como a Simia) para automatizar checagem, armazenamento e registro.
O mais prático é dividir a organização por etapas da obra:
- Antes da obra: RG, CPF/CNPJ dos responsáveis, registro no CNO, comprovação de propriedade, alvará de construção, licenças ambientais.
- Durante a obra: Cópias dos contratos de empreitada, ARTs/RRTs dos responsáveis técnicos, PPRA, PCMSO, LTCAT, GFIP, folha de pagamento, notas fiscais de serviços e materiais.
- Após a conclusão: Habite-se, averbação da construção, laudos técnicos de inspeção, certificado do Corpo de Bombeiros (AVCB), documentos de regularização fundiária, CNDs.
Papelada em dia evita prejuízo amanhã.
Documentos obrigatórios: como evitar esquecimentos?
Quando se fala de construtora, cada detalhe faz diferença. De acordo com o levantamento sobre desafios do setor, já se gastam R$301,48 bilhões só com pessoal e insumos – qualquer multa tira o sono de qualquer gestor.
Veja alguns dos documentos que não podem faltar:
- Cadastro Nacional de Obras (CNO): Toda obra precisa desse cadastro, feito junto à Receita Federal.
- Alvará de Construção: Expedido pela Prefeitura, é indispensável para início das obras.
- Licenças Ambientais: Dependendo do porte e localização da obra, exigidas por órgãos ambientais.
- ART (Anotação de Responsabilidade Técnica): Para cada serviço especializado, incluindo projetos, execuções e instalações específicas.
- PPRA e PCMSO: Programas obrigatórios para atender a legislação trabalhista e de segurança.
- GFIP/INSS: Guias para recolhimento de encargos sociais.
É... a lista é longa. Um erro, uma folha extraviada ou uma assinatura digital esquecida pode parar tudo. Por isso, cada construtora deve manter um checklist atualizado e sistemas que lembrem dos prazos de validade. Muitas equipes contam com planilhas ou sistemas próprios, mas soluções especializadas como a Simia podem ajudar a cruzar dados, gerar alertas e relatórios em tempo real.
Principais erros na regularização documental
- Não conferir a validade e autenticidade dos certificados e laudos;
- Deixar para registrar profissionais depois do início da obra;
- Ignorar a necessidade de atualização do CNO em mudanças de projeto;
- Armazenar documentos só em papel, sem backup digital seguro;
- Delegar a tarefa a pessoas que não conhecem as especificidades da construção civil.
Erros assim são mais comuns do que parecem. Por isso, usar uma plataforma como a Simia, que identifica riscos e traz planos de ação detalhados diante de problemas documentais, é uma boa jogada. Não substitui o olhar humano, mas ajuda muito a evitar surpresas desagradáveis.
Como monitorar prazos e renovação de documentos
Manter um cronograma de vencimento e renovação de todos os documentos é, sinceramente, uma das ações que mais reduzem ansiedade no escritório. É muita data para lembrar. Papelada se perde, e até aquele papel importante pode desbotar, sumir após uma mudança de sala ou até ser esquecido na rotina corrida.
Você pode criar rotinas mensais de checagem, dividir responsabilidades (uma pessoa para cada grupo de documentos) ou, meu conselho, digitalizar tudo e ativar alertas automáticos – inclusive muitos clientes da Simia relatam essa tranquilidade ao usar os lembretes e checklists digitais da plataforma.
Riscos de descumprimento: multas e paralisação de obras
Deixar de regularizar ou atualizar documentos tem consequências graves. As penalidades podem variar de advertências a multas gigantescas – e, em alguns casos, paralisação total da obra e bloqueio de futuros alvarás. Com a fiscalização em alta em 2025, isso deve ocorrer com mais frequência.
Multa por documento vencido pode ser maior que lucro de um mês inteiro.
Além do aspecto financeiro, há o risco de perda de credibilidade com clientes e órgãos públicos. Muitos municípios, por exemplo, já fazem cruzamento automático de cadastros. Uma pequena falha se espalha rápido. Não existe mais margem para descuido.
Dicas para organizar e digitalizar a documentação em 2025
- Digitalize tudo: Contratos, laudos, autorizações e comprovantes. Uma cópia em nuvem e outra off-line.
- Categorize os arquivos: Separe por etapa (pré-obra, obra, pós-obra) e mantenha a lista visível.
- Automatize alertas de vencimento: Use uma solução confiável (a Simia tem essa função) para nunca perder prazos.
- Centralize informação: Um só local para acesso, revisões e backup.
- Treine a equipe: Reforce a cultura de responsabilidade sobre a rotina documental.
Isso não elimina toda chance de erro, mas diminui bastante. Falando em experiência, já acompanhei obras que salvaram prazos por causa de um alerta recebido de madrugada. O digital ganha espaço e, francamente, ninguém sente saudade das pastas empoeiradas no armário do depósito.
Como a Simia pode ajudar sua construtora
Ao longo do texto, mencionei algumas funções que fazem diferença na plataforma da Simia: assistentes técnicos ajudam a validar documentos, encontrar informações faltantes, emitir relatórios automáticos e ainda gerar planos de ação com base nos detalhes enviados – tudo de forma centralizada. Usuários relatam menos perdas de prazo e uma visão ampla das pendências, o que permite decisões mais rápidas e seguras. A regularização documental deixa de ser um peso e passa a ser um processo natural, integrado à rotina da obra.
Conclusão
Em 2025, regularizar a documentação na construção civil é mais exigente, mais fiscalizado, mas também mais digital. O segredo? Organização, rotina e apoio de tecnologia. Desde o primeiro papel até a última baixa de certidão, a diferença está no detalhe e no cuidado diário. E, claro, contar com a Simia pode tornar tudo isso menos complicado – você pode testar sem compromisso por 7 dias e transformar sua gestão documental.
Não corra riscos desnecessários. Deixe seus documentos protegidos, sua equipe tranquila e seu projeto avançando sem sustos.
Dê o próximo passo agora mesmo: conheça a Simia, experimente nossa plataforma e veja como a organização documental pode ser simples.
Perguntas frequentes sobre regularização documental em 2025
Quais documentos são obrigatórios para construtoras?
As construtoras devem ter: CNO (Cadastro Nacional de Obras), alvará de construção, licenças ambientais (quando necessárias), contratos, ARTs/RRTs, PPRA, PCMSO, LTCAT, GFIP, folha de pagamento, habite-se, laudo dos bombeiros, CNDs e documentos fundiários. Sem esses documentos, a empresa pode sofrer sanções e atrasos no projeto.
Como regularizar documentos atrasados em 2025?
Primeiro, levante todos os documentos pendentes e confira prazos no sistema da Receita Federal e nos órgãos municipais. Registre correções no Portal e-CAC até o prazo estabelecido (30/09/2025). Se precisar de orientação, plataformas como a Simia podem ajudar a mapear e orientar sobre cada etapa.
Onde consultar a situação documental da construtora?
A situação pode ser acompanhada pelo Portal e-CAC da Receita Federal para o CNO e demais obrigações federais. Já questões municipais, como alvarás e licenças, são conferidas nos respectivos sistemas da prefeitura. Plataformas especializadas entregam relatórios unificados, facilitando a consulta geral.
Quanto custa a regularização documental em 2025?
O custo depende da quantidade e tipo de documentos, taxas de órgãos públicos e possíveis penalidades se houver atraso. Além disso, podem existir honorários de profissionais técnicos e custos com elaboração de laudos. Investir em organização preventiva costuma ser financeiramente vantajoso, já que evita multas e retrabalho.
Como evitar multas por documentação irregular?
Mantenha uma rotina de checagem e atualização, digitalize e organize todos os arquivos, estabeleça alertas para prazos de renovação e treine a equipe para identificar falhas rapidamente. O uso de ferramentas como a Simia pode automatizar parte dessas tarefas, reduzindo a chance de esquecimento e prejuízos.
